Regi AP & Anggito Membuat Sistem E-Surat Di Kelurahan Semolowaru Surabaya

Regi Adi Priyanto dan Anggito Wibisono S. mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik UNTAG Surabaya membuat sistem E-Surat di Kelurahan Semolowaru, Surabaya. Kegiatan ini mereka lakukan selama dua bulan melalui program Kerja Praktek (KP).

Adi kepada warta17agustus.com mengatakan, kantor-kantor yang memiliki intensitas tinggi dalam hal mengeluarkan surat membutuhkan suatu sistem informasi yang baik, terutama sistem informasi surat menyurat. Sistem informasi dapat memberikan keuntungan dalam beberapa hal. Dengan demikian, pelayanan dalam hal surat menyurat akan menjadi lebih baik.

“Pada Kelurahan semolowaru, sebagian kegiatan surat-menyurat masih menggunakan cara manual, adapun dalam hal pengolahan data hingga pencarian datanya. Hal tersebut akan menjadi kelemahan dalam hal operasionalnya,” jelas Adi.

Kelemahan yang dimaksud adalah diperlukan waktu yang cukup lama saat mengeluarkan surat, pengolahan surat, hingga pencarian surat. Hal demikian menyebabkan waktu kerja menjadi tidak efektif, akibatnya akan berpengaruh pada kantor kelurahan itu sendiri. Faktor dominan adalah human error. “Faktor ini sering terjadi pada manusia dalam hal mengolah data hingga perawatan dokumen, sehingga menyebabkan berbagai masalah,” imbuhnya.

Berdasarkan masalah yang dihadapi oleh Kelurahan Semolowaru tersebut, diperlukan aplikasi pemrograman yang mampu menjawab semua kekurangan yang ada pada saat ini, sehingga proses surat menyurat dapat berjalan secara efektif, efisien, dan akurat.

Sedangkan menurut Anggito, dengan sistem informasi dapat mengembangkan kerja dari pegawai. Sehingga kerja dari pegawai yang selama ini sibuk mengurusi surat-menyurat dapat berkurang, serta mengembangkan teknologi pada kantor kelurahan. Dengan adanya teknologi diharapkan kantor Kelurahan semolowaru dapat bersaing dengan kantor yang lain. “Kecepatan dan ketepatan kerja akan semakin berkembang sehingga dapat meningkatkan pelayanan pada penduduk,” harap Anggito.

Untuk pengembangan lebih lanjut maka diperlukan saran yang sangat bermanfaat dan dapat membantu manajemen kantor kelurahan. “Perlunya manajemen internet yang baik dan pengembangan teknologi untuk menyimpan profil desa yang dapat diakses oleh masyarakat,” pungkasnya.